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公文写作基本知识介绍

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公文写作基本知识介绍 综合部 1/19/2020 ? 1 正确选择OA中的公文形式 我司关于公文规范性的要求 写好 一份 公文 正确选择公文的文种 正文 1/19/2020 ? 2 我们先从写好公文的第一步开始吧…… 1/19/2020 ? 3 ? 第一步我们要学会正确选择OA中的公文形 式(即OA中起草公文的模板)。 ? 我们来简单介绍一下公文形式:红头文件、 公司函、党工团发文、分公司发文、公司 会议纪要、公司传真电报、部门传真电报、 公司会议通知等等。 1/19/2020 ? 4 ? 红头文件具有严肃性,它记载的必须是重要 的内容,且这些内容有长期保存的意义。因 此,红头文件不能随意使用。 ? 红头文件的文号使用“广东移动佛[2004] **号” 1/19/2020 ? 5 红头文件适用于以下情况: 1、凡是发省公司的“请示”,必须使用红头文件。 2、综合类:部署企业发展目标、策略;下达公司年度工作总结、计划; 表彰先进。 3、财务类:下达公司财务年度投资计划、收支预算以及大型专项投资 计划;财务方面的资金分配、调拨等。 4、人力资源类:公司组织机构设置、调整;公司室副经理以上人员任 免、调整;技术职务聘任;下达公司各部门重要生产指标和考核指标 等。 5、市场类:重大的市场营销政策的调整;重要的资费调整、新业务推 广等。 6、网络技术类:重大生产、安全事故的通报和处理情况通报;关于网 络、基础建设规划、立项申请、大型项目的会审纪要等。 7、其他:用于转发省公司红头文件和批转分公司红头文件。 1/19/2020 ? 6 ? 公司函:适用于与*级单位之间的重要事务商洽、 联系等。 ? 党工团发文:也是红头文件的一种,是我公司党 委、工会、团委、纪委的发文。其文件头和文号 与红头文件不同。 ? 公司会议纪要:用于记载较重要的会议的议定事 项及内容。例如:总经理办公会议、公司经营分 析会等。 1/19/2020 ? 7 公司传真电报和部门传真电报:用于处 理日常事务。 ? 公司传真电报是由公司领导签发,部门传真电报是 由部门领导签发。 ? 向外发送的文件必须由公司领导签发,即必须以公 司的名义。 ? 公司部门与部门之间处理日常事务可以使用部门传 真电报。 1/19/2020 ? 8 公司内部请示、部门内部请示: ? 公司内部请示由公司领导签发; ? 部门内部请示由部门领导签发。 公司会议通知、部门会议通知: ? 公司会议通知、公司会议纪要由公司领导签发; ? 部门会议通知、部门会议纪要由部门领导签发。 1/19/2020 ? 9 好啦!相信您已经对OA中的 公文形式有所了解,下一步 我们要来确定公文的文种 1/19/2020 ? 10 公文的标题格式是“关于+事由+文种”。而要确定文种, 您要了解文种的种类以及使用该文种所要遵循的行文规则。 通 通 请 批 报 函 会议 报 知示 复 告 纪要 1/19/2020 ? 11 通报 ? 通报是一种用于表彰先进、批评错误、传达重要 精神或者情况的下行公文。 ? 例如:<关于9A1无线工程进展情况通报.>;<关于 2004年第二季度分公司服务质量巡检情况的通 报.>等。 1/19/2020 ? 12 通报 ? 情况通报正文结构一般有两个部分: ? 一是被通报的情况; ? 二是希望和要求。 1/19/2020 ? 13 ? 公告、通告与通报很容易混淆,由于对象 范围有差别、重要程度有差别,前两个我 不适合企业内部使用。 1/19/2020 ? 14 通知 ? 通知是向特定受文对象通报、传达有关事项, 让对象知道或执行的文件。 ? 例如:<关于召开公司党员大会的通知.>;<关 于延续动感地带夜间通话优惠的通知>等。 1/19/2020 ? 15 请示 ? 请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的 文件,属上行公文。 ? 例如:<关于延长神州行优惠干线实施期限的 请示>;<关于7月在佛山推出动感地带激活赠 送话费政策的请示>等。 ? 请示与申请不同,请示是文种,而申请不是文 种。 1/19/2020 ? 16 请示 写作要求: ? “请示”应当一文一事,即要请示,一般只写 一个主送机关。 ? 各级行政机关一般不得越级请示。 ? 受双重领导的机关向上级机关请示,应当分清 主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。 1/19/2020 ? 17 请示 结构: ?正文一般由请示理由、请示事项、结束语 三部分构成。 ?惯 用 的 结 束 语 有 : “ 可 否 , 请 批 示 ” 、 “当否,请指示”等。 1/19/2020 ? 18 批复 ? 批复是答复下级机关请示事项的文件,属下行公 文。 ? 例如:<关于调整佛山SCP系统时间的批复>;<关 于佛山公司开展动感地带充值赠送活动的批复> 等。 1/19/2020 ? 19 批复 写作要求: ? 慎重及时。 ? 针对请示答复。 ? 明确态度。 ? 不同指示、复函混用。 正文: ? 引叙来文和作出批复两部分。 1/19/2020 ? 20 报告 ? 报告是下级机关向上级汇报工作、反映情况、 提出意见建议、答复询问所使用的陈述性上行 公文。 ? 例如:<关于佛山第二机楼选址情况的报告>; <关于佛山联通五月移动数据业务竞争态势的 报告>等。 1/19/2020 ? 21 报告 ? 它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题, 所以不带请示事项,这是它与请示的重要区别 之一。 ? 报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的 要求,它可以在一件公文中综合报告几件事情, 层次结构也比较复杂. ? 广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息. 1/19/2020 ? 22 函 函即信件,是机关用来处理公务的信件。 结构:



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